离世亲人的人事档案“不见了”？别慌，有“绿色继承服务”！

我苏网讯 近日，家住南京河西的王女士来到南京公证处，希望通过公证的方式继承其父母留下的房产，但为其父母的人事档案材料犯了愁。

原来，王女士母亲去世时间较早，生前的工作单位经历过数次合并改制和岗位调整，母亲的人事档案早已“去向不明”。

为解决王女士烦心事，南京公证处主动提供“绿色继承”服务，安排调专业人员代替王女士调取其母亲的人事档案。

公证人员先通过公开查询公开资料，电话沟通了解有关情况，安排专人实地走访原单位所在地、咨询相关留守人员，在先后联系4家单位， 10多位知情人员后，最终查到了王女士母亲人事档案的存放单位。

由于当时档案接收工作较为仓促，该单位还未来得及对接收的两百多箱各类档案进行登记造册，堆在地下仓库，无法立即找到。

公证员得知情况后，本着“以人为本，服务为先”的服务理念，与调查员一起在仓库翻找档案，在该单位工作人员的配合下，经过多天翻查，最终在几千本档案中找到了王女士母亲的人事档案，为其顺利办结继承公证并代办房屋新产权证。

什么是“绿色继承服务”？

绿色继承服务是南京公证处结合办理继承公证事项的经验，将公证服务不断延伸，为申办继承公证的当事人提供代为调取继承公证所需档案材料，代为办理新不动产权证等多元化延伸服务，真正实现“当事人少跑腿，尽可能不跑腿”的服务理念。

在减轻当事人因申办继承公证收集所需档案材料负担的同时，也减少各人事档案管理单位在提供档案材料方面重复劳动。

办继承公证为何需要被继承人的人事档案？

一般在房产继承公证中需要被继承的人事档案，用来确认被继承人的第一顺序继承人（父母、配偶、子女）和第二顺序继承人（兄弟姐妹、祖父母、外祖父母）。

公证机构为确认继承人的范围，需要对被继承人的亲属关系作尽职调查。

户口本只是起到户籍管理的作用，往往不能完整体现全部家庭关系。如继承人先于被继承人死亡的，需要申请人提供继承人的死亡证明材料。

实践中，很多被继承人的父母去世时间较早，无法通过户籍系统调取到户籍注销材料，那么如果被继承人档案中或其他材料中提到继承人已经死亡，可以取代死亡证明。

对于婚姻关系复杂、再婚家庭、多子女家庭，由于过去没有严格的登记制度，往往也需要通过被继承人的人事档案来印证。

人事档案通常存放在什么地方？

1. 学校、事业单位以及具有档案自管权限的国企、央企等单位其离、退休人员的档案一般由所属单位人事档案部门负责管理；

2. 地方性企业、民营企业、工厂以及没有档案管理权限的国企的退休职工的档案在办理退休手续后由市社保中心暂存，在到达一定期限后移交至市档案馆存放；

3. 省级、市级、区级机关事业单位的退休干部档案一般由所属省委、市委、区委组织部负责管理；

4. 正常上班的在职人员的档案一般均在所属单位的人事部门负责管理；

5. 破产、注销或者合并重组的老旧企业一般由该企业成立的托管办集中管理；

6. 部队、干休所退休人员的档案一般由所属部队政治部留存，通常情况下不对外开放查阅。

（以上人事档案存放地不能涵盖所有在职、离退休人员档案归属，但基本上可以查询到当事人的人事档案存放地）

通过王女士的经历可以发现，调取被继承人的人事档案往往对申请人来说很难，因为大多被继承人去世时年龄较大，生前任职的单位通常经历了较大变动，人事档案也随之“四处奔波”。

即使生前单位未曾有过变动，根据国家对退休人员社会化管理的规定，很多档案保管服务也与原单位分离，可能交由档案馆或社保部门保管。

另外，申请人通常需要特地请假去各个单位办理档案调取手续，而且很多调取回来的人事档案材料不符合办理继承公证的要求，自己麻烦不说，也徒增调档单位的工作量。

为了真正让当事人少跑路，南京公证处推出“绿色继承”+“代办房产证”服务，当事人仅需提供被继承人生前单位的信息并出具委托书，由公证处主动调取各类人事档案，办理公证，帮助当事人前往国土局办理新产权证事项，极大方便减轻了当事人的麻烦。

自“绿色继承”+“代办房产证”服务推出以来，南京公证处每年已调取各类证据近万件，代理当事人办理新的产权凭证近两千件。

特别提示：

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历、亲属关系等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效力，是记载人生轨迹的重要依据。

档案丢失的后果具有多样性，可能造成工资、福利、保险的损失，还有可能造成工作调转、再就业、办理公证的不便。

派出所出具的户籍信息材料均需要申请人本人或直系亲属申请调取；根据各单位档案管理规定，绿色继承中部分档案调取需要申请人配合联系单位人事部门。

（来源：江苏广电融媒体新闻中心/高涵 南京公证处）

编辑 : 盛慧梅